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La gestione di trasferte e note spese è un processo molto complesso che riguarda diverse aree aziendali, in particolare quella amministrativa e quella di gestione del personale.
Le spese di viaggio e trasferta costituiscono inoltre un costo ingente per le aziende, ma oltre un terzo delle medie e grandi aziende europee non è in grado di quantificarle esattamente.

Per questo Zucchetti ha sviluppato Infinity ZTravel, il software che permette di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Grazie alla sue caratteristiche avanzate, sia in termini tecnologici che applicativi, Infinity ZTravel Zucchetti risponde a 360° a tutte le necessità di gestione, integrandosi alle altre soluzioni presenti in azienda e garantendo così il massimo dell'efficienza di tutti i processi:

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• completezza funzionale: dalla pianificazione e organizzazione della trasferta alla compilazione della nota spese, da applicazioni mobile per i trasfertisti fino alla contabilizzazione e all’analisi dei costi con funzionalità di business analytics;

• integrazione: il software si integra con i sistemi contabili, di gestione del personale e organizzativi dell'azienda;

• efficienza: completamente sviluppato in tecnologia web, Infinity ZTravel semplifica i processi di comunicazione tra trasfertisti, responsabili e uffici amministrativi, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i tempi e i costi di gestione.

Infinity ZTravel copre tutte le fasi che riguardano una gestione complessa come quella dei viaggi di lavoro.


PRE-TRAVEL

• Pianificazione della trasferta

• Richiesta autorizzazione

• Prenotazione dei mezzi di trasporto e hotel

• Acquisizione documenti di viaggio

ON-TRAVEL

• Raccolta giustificativi

• Compilazione delle spese da dispositivi mobile

• Geolocalizzazione degli automezzi aziendali

POST-TRAVEL

• Compilazione della nota spese

• Controllo e approvazione della note spese

• Importazione costi e riconciliazione automatica dei pagamenti elettronici e dei flussi di fatturazione elettronica

• Gestione dei flussi di contabilizzazione

• Liquidazione dei rimborsi

ANALYSIS
 

• Monitoraggio del processo di trasferta

• Analisi e valutazioni sui costi

• Supporto alle decisioni

FUNZIONALITÀ

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ZTravel permette a ciascuna azienda di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze e alla propria organizzazione.

I due moduli principali, tra loro indipendenti, sono software dedicati alla gestione specifica della pianificazione delle Trasferte e della consuntivazione delle Note spese.

Trasferte: gestione del processo di pre-travel relativo all'organizzazione della trasferta (mezzi di trasporto, autorizzazione alla trasferta, prenotazione dei servizi di viaggio, gestione anticipi, ecc.;

Note Spese: consuntivazione delle spese sostenute durante la trasferta, controllo e approvazione nota spese e gestione dell'intero processo post-travel.

Infinity ZTravel consente inoltre al cliente di scegliere tra una nutrita serie di funzionalità avanzate per la gestione di tutte le altre attività strettamente legate alla gestione completa dei viaggi d'affari:
 

• Prenotazione auto aziendali: processo di prenotazione delle auto in pool automatizzato;

• Localizzazione automezzi: monitoraggio dei veicoli aziendali tramite GPS con rilevamento di geolocalizzazione, itinerario, velocità, soste, km percorsi;

• Import pagamenti elettronici: acquisizione automatica dei pagamenti tramite carte di credito aziendali relativi alle spese di vitto e alloggio;

• Gestione Fatture elettroniche: per rendere efficiente il processo di riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta;

• APP Mobile: compilazione della bozza della nota spese direttamente da smartphone e tablet anche in assenza di connessione dati;

• Analytics: la Business Analytics per monitorare i dati relativi ai viaggi d'affari (analisi costi e valutazioni a supporto del management);

• Paperless Office e firma elettronica: eliminazione della documentazione cartacea relativa alle trasferte aziendali, dove consentito dalla normativa fiscale.